Vie de l'établissement
CY On Board 2024
le 19 septembre 2024
Vie de l'établissement
Publié le 19 septembre 2024– Mis à jour le 19 septembre 2024
Amélioration continue à tous les étages !
Depuis 2022, CY Cergy Paris Université s’engage dans une démarche d’amélioration continue à travers des projets et le développement d’outils structurants pensés pour simplifier l’organisation de l’établissement et de ses services. À l’automne 2024, un plan d’actions dédié sera lancé.
La société et les besoins de chacun ne sont pas immuables, d’autant plus depuis que le Covid-19 a bouleversé les modes de fonctionnement en entreprises et au sein des administrations publiques. Dans une volonté d’évoluer avec son temps, de devenir Grand établissement et de répondre aux attentes actuelles des étudiants, chercheurs, enseignants et personnels administratifs, CY Cergy Paris Université s’est lancée en 2022 dans un processus d’amélioration continue. Dans le cadre de cette analyse globale et au long cours de son organisation et de ses services, certains modes de fonctionnement vont se voir modernisés, simplifiés et optimisés.
Redonner du sens
Simplifier les démarches pour les usagers ; sécuriser nos circuits de gestion ; favoriser la transversalité parmi les composantes et services de l’université ; s’approprier un langage et partager une vision commune de notre organisation ; vulgariser les règles de gestion et de fonctionnement ; améliorer la visibilité des services et de leurs missions. Tels sont les objectifs principaux de la démarche d’’amélioration continue fixés par CY Cergy Paris Université. ''Aujourd’hui, d’un service à l’autre, on peut travailler autour du même sujet et ne pas parler le même langage donc en clarifiant les règles, on aide à harmoniser les pratiques'', schématise Juliette Del Zotto, Cheffe de projet Amélioration continue depuis janvier 2024 au sein de la Direction du pilotage, des affaires juridiques et de l’amélioration continue. ''Pour construire le plan d’action, nous avons fait l’analyse des actions initiées à la suite des ateliers de réflexion animés par l’agence de design « Vraiment Vraiment ». Organisés en 2022, ils avaient mobilisé les personnels administratifs pour recenser leurs attentes en termes d’amélioration de conditions et d’outils de travail. Nous nous appuyons également sur le projet d’établissement des audits et rapports d’auto-évaluation produits pour le Haut Conseil de l'évaluation de la recherche et de l'enseignement supérieur (Hceres), et des plans d’actions déjà mis en place dans le cadre des labels de qualité obtenus par CY Cergy Paris Université comme le label HRS4R dans le domaine des ressources humaines ou le label DD&RS dans le domaine des transitions.''
Booster la performance et la transversalité
En intégrant la Direction du pilotage, Juliette Del Zotto dispose d’une vision à 360 degrés et est en lien avec tous les services et composantes pour accompagner la mise en œuvre de projets d’amélioration à toutes les échelles. Elle travaille aux côtés de Sonia Tlemçani, Cheffe de projet du label HRS4R qui œuvre pour étendre l’amélioration continue aux ressources humaines, et avec Thierry Jouvin, Directeur de projet à la Direction du numérique, chargé du développement du logiciel Gargantua. Ce système informatique de gestion électronique des documents et processus sera déployé courant 2025. Il permettra également de sécuriser et de fluidifier les circuits de documents et de procédures en interne par exemple dans le cadre de signatures de conventions, tout en harmonisant les fonctionnements et ce, à tous les niveaux. Ce projet porté par la Direction du pilotage et la DNum mettra à disposition une base de données unique où seront stockés tous les documents stratégiques avec des droits d’accès définis selon les services. ''Il y a, au sein de l’établissement, une tendance encore trop forte à travailler par entité, en silo, et non en transversalité. Cela fait partie de l’histoire de l’université qui s’est construite dans le temps avec l’ajout progressif de nouvelles entités disposant chacune de leur périmètre d’activité'', recontextualise Juliette Del Zotto. ''Aujourd’hui, nous cherchons à créer plus de transversalité à travers des projets communs et à accroître la communication entre les acteurs notamment avec ces projets de dématérialisation. C’est aussi une attente de nos usagers d’avoir accès à plus de services en ligne.'' L’établissement a par ailleurs acquis une application de gestion du temps de travail. ''L’objectif est de dématérialiser, entre autres, la gestion des congés et du télétravail puisqu’aujourd’hui, dans la plupart des services, ces démarches se gèrent sur le papier avec des gestionnaires dédiés. Ces tâches sont chronophages.''
La démarche repose sur une approche terrain et des consultations de toutes les parties prenantes concernées par l’action envisagée. Cette concertation généralisée permet à Juliette Del Zotto d’accompagner ou de labelliser des initiatives en cohérence avec les remontées. Parmi celles-ci, il y a la récente réorganisation de l’accueil des étudiants dans la Tour des Chênes, la création du nouvel intranet lancé en septembre 2024 dans le but d’améliorer la visibilité de l’ensemble des services et de l’organisation de l’université, ou encore la déclinaison en cette rentrée 2024 pour les agents administratifs des « Cafés RH », mis en place initialement pour les enseignants chercheurs pour mieux comprendre le fonctionnement des ressources humaines. ''Les enjeux de l’amélioration continue sont de faciliter la compréhension de l’organisation de l’établissement, de favoriser la collaboration entre services, de garantir la qualité de service en s’interrogeant sur les pratiques existantes et en établissant une offre de services adaptée et performante avec les bons outils de travail'', indique Juliette Del Zotto avant de préciser. ''Nous accompagnons les agents dans cette démarche qui se met en place au fil de l’eau mais nous sommes tous concernés par ce défi quel que soit notre statut, nos missions, notre niveau d’affectation. Il est essentiel que chacun s’empare de cette culture d’optimisation'', souligne la Cheffe de projet Amélioration continue qui fixe progressivement, avec son équipe, des indicateurs pour déterminer les leviers d’amélioration.
Redonner du sens
Simplifier les démarches pour les usagers ; sécuriser nos circuits de gestion ; favoriser la transversalité parmi les composantes et services de l’université ; s’approprier un langage et partager une vision commune de notre organisation ; vulgariser les règles de gestion et de fonctionnement ; améliorer la visibilité des services et de leurs missions. Tels sont les objectifs principaux de la démarche d’’amélioration continue fixés par CY Cergy Paris Université. ''Aujourd’hui, d’un service à l’autre, on peut travailler autour du même sujet et ne pas parler le même langage donc en clarifiant les règles, on aide à harmoniser les pratiques'', schématise Juliette Del Zotto, Cheffe de projet Amélioration continue depuis janvier 2024 au sein de la Direction du pilotage, des affaires juridiques et de l’amélioration continue. ''Pour construire le plan d’action, nous avons fait l’analyse des actions initiées à la suite des ateliers de réflexion animés par l’agence de design « Vraiment Vraiment ». Organisés en 2022, ils avaient mobilisé les personnels administratifs pour recenser leurs attentes en termes d’amélioration de conditions et d’outils de travail. Nous nous appuyons également sur le projet d’établissement des audits et rapports d’auto-évaluation produits pour le Haut Conseil de l'évaluation de la recherche et de l'enseignement supérieur (Hceres), et des plans d’actions déjà mis en place dans le cadre des labels de qualité obtenus par CY Cergy Paris Université comme le label HRS4R dans le domaine des ressources humaines ou le label DD&RS dans le domaine des transitions.''
Booster la performance et la transversalité
En intégrant la Direction du pilotage, Juliette Del Zotto dispose d’une vision à 360 degrés et est en lien avec tous les services et composantes pour accompagner la mise en œuvre de projets d’amélioration à toutes les échelles. Elle travaille aux côtés de Sonia Tlemçani, Cheffe de projet du label HRS4R qui œuvre pour étendre l’amélioration continue aux ressources humaines, et avec Thierry Jouvin, Directeur de projet à la Direction du numérique, chargé du développement du logiciel Gargantua. Ce système informatique de gestion électronique des documents et processus sera déployé courant 2025. Il permettra également de sécuriser et de fluidifier les circuits de documents et de procédures en interne par exemple dans le cadre de signatures de conventions, tout en harmonisant les fonctionnements et ce, à tous les niveaux. Ce projet porté par la Direction du pilotage et la DNum mettra à disposition une base de données unique où seront stockés tous les documents stratégiques avec des droits d’accès définis selon les services. ''Il y a, au sein de l’établissement, une tendance encore trop forte à travailler par entité, en silo, et non en transversalité. Cela fait partie de l’histoire de l’université qui s’est construite dans le temps avec l’ajout progressif de nouvelles entités disposant chacune de leur périmètre d’activité'', recontextualise Juliette Del Zotto. ''Aujourd’hui, nous cherchons à créer plus de transversalité à travers des projets communs et à accroître la communication entre les acteurs notamment avec ces projets de dématérialisation. C’est aussi une attente de nos usagers d’avoir accès à plus de services en ligne.'' L’établissement a par ailleurs acquis une application de gestion du temps de travail. ''L’objectif est de dématérialiser, entre autres, la gestion des congés et du télétravail puisqu’aujourd’hui, dans la plupart des services, ces démarches se gèrent sur le papier avec des gestionnaires dédiés. Ces tâches sont chronophages.''
''Il est essentiel que chacun s’empare de cette culture d’optimisation''
La démarche repose sur une approche terrain et des consultations de toutes les parties prenantes concernées par l’action envisagée. Cette concertation généralisée permet à Juliette Del Zotto d’accompagner ou de labelliser des initiatives en cohérence avec les remontées. Parmi celles-ci, il y a la récente réorganisation de l’accueil des étudiants dans la Tour des Chênes, la création du nouvel intranet lancé en septembre 2024 dans le but d’améliorer la visibilité de l’ensemble des services et de l’organisation de l’université, ou encore la déclinaison en cette rentrée 2024 pour les agents administratifs des « Cafés RH », mis en place initialement pour les enseignants chercheurs pour mieux comprendre le fonctionnement des ressources humaines. ''Les enjeux de l’amélioration continue sont de faciliter la compréhension de l’organisation de l’établissement, de favoriser la collaboration entre services, de garantir la qualité de service en s’interrogeant sur les pratiques existantes et en établissant une offre de services adaptée et performante avec les bons outils de travail'', indique Juliette Del Zotto avant de préciser. ''Nous accompagnons les agents dans cette démarche qui se met en place au fil de l’eau mais nous sommes tous concernés par ce défi quel que soit notre statut, nos missions, notre niveau d’affectation. Il est essentiel que chacun s’empare de cette culture d’optimisation'', souligne la Cheffe de projet Amélioration continue qui fixe progressivement, avec son équipe, des indicateurs pour déterminer les leviers d’amélioration.
